Come organizzare il lavoro… e senza perdere tempo

l'assistente virtuale per organizzare il tuo lavoro

Sabato scorso al Freelance Day di Torino ho parlato di quali strumenti possiamo utilizzare per organizzare e gestire al meglio il nostro lavoro. Ho portato la mia esperienza di assistente virtuale ad una platea di freelance, raccontando loro di come giorno dopo giorno sto riscoprendo il tempo come una risorsa di grande valore e che ottimizzarlo mi aiuta a far crescere il mio business e quello dei miei clienti. Come? Una gestione più produttiva del tempo e usare tools digitali rendono più facile il lavoro in funzione di priorità e obiettivi.

Meglio una giornata impegnata o una produttiva?

Avrai già sentito parlare svariate volte della regola 80-20 con cui Pareto ci ha lasciato questo messaggio

“Il 20% delle cause produce l’80% degli effetti”.

Questo principio è applicabile al nostro business in questi termini:

“L’80% delle vendite è determinato dal 20% dei nostri clienti”.

Il tempo come risorsa

Se proviamo a pensare come Pareto, ci renderemo conto che l’80% dei nostri risultati di business dipende davvero dal 20% dei nostri clienti e quindi che le nostre priorità sono le attività che ci generano entrate o quelle che ci permettono di ottimizzare i nostri costi.

Sfruttare il tempo nel miglior modo possibile è la strada per la produttività. Ciò significa investire tempo nelle attività con maggior valore aggiunto. Pensaci, puoi essere produttivo con una sola telefonata, perché magari è proprio quella che ti permette di acquisire un nuovo clienti, rinnovare una collaborazione oppure conoscere un nuovo professionista che ti permetterà di ridurre i costi e guadagnare tempo di qualità per un servizio per te necessario.

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3 parole chiave + 1 consiglio per semplificarti la vita

Prima di parlarti degli strumenti che ti aiuteranno a gestire meglio il tuo lavoro, ti voglio suggerire i 3 aspetti fondamentali che non devi mai dimenticare.

  1. Organizzazione
  2. Automazione
  3. Delega

Ci siamo detti che è bene pensare alla nostra giornata lavorativa in base a obiettivi e priorità, ora vediamo come.

Organizzazione

Per una gestione efficace del tuo tempo potrebbe esserti utile fare una To Do List, usando un quadernetto, Google Calendar o una delle numerose app a disposizione. Quello che è davvero fondamentale è distinguere le attività urgenti e importanti, quelle importanti ma non urgenti e le secondarie ma necessarie.

Automazione

Rendi più smart la tua giornata. Per esempio potresti partire dall’email, quanto tempo ti porta via leggere e rispondere alla posta elettronica? Se ricevi spesso la stessa tipologia di mail, potresti creare dei template automatici o una pagina Faq da pubblicare sul tuo sito web, con tutte le informazioni necessarie per rispondere a domande o  chiarire dubbi.

Un altro esempio è l’utilizzo strumenti come Google Drive che permette di creare un archivio online dei tuoi documenti e di condividere con clienti e fornitori ciò che ti occorre. Aggiungi velocità a costo zero!

Delega

Vorresti più tempo per concentrarti sul tuo core business e sviluppare nuovi progetti? Delegare significa affidarsi ad un professionista che possa occuparsi per te di quelle attività che per te sono secondarie ma necessarie. Per esempio, io mi occupo di scrittura per il web e tra le diverse attività che svolgo per i miei clienti, creo i contenuti per il loro sito web o per il loro blog. Tra di loro ci sono diversi liberi professionisti che preferiscono occuparsi del loro mestiere e delegare a me il lavoro di scrittura online.

Scopri i 3 motivi per lavorare con un’assistente virtuale!

E il consiglio?

Destruttura

Ti consiglio di fare periodicamente il punto della situazione guardando la tua attività come un puzzle di elementi differenti. Se ti accorgi che occorre correggere la rotta, sarà più facile cambiando la prospettiva.

Gli strumenti per guadagnare tempo

Per ottimizzare il tuo tempo e organizzare al meglio la tua giornata lavorativa hai a disposizione molti tools digitali, molti tra quelli di cui ti parlerò potrai provarli nella loro versione gratuita.

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Tools per la gestione dei progetti

Con i project management risparmi i lunghi giri di mail in cui spesso ci ritroviamo per confrontarci su un progetto, monitorarne l’andamento e gli step di gestione. Con strumenti come Trello, Asana o Feng Office possiamo creare un progetto per ogni cliente e organizzarlo in tasks, aggiornare il diario di bordo, organizzare l’agenda di lavoro e condividere le aree di lavoro con i clienti e i membri del nostro team di lavoro. Io sto sperimentando Trello nella versione free e tu?

Servizi per una comunicazione facile con clienti e fornitori

Stai pensando all’email? Certamente è uno degli strumenti che se usato con criterio ci permette di comunicare facilmente con clienti, fornitori e collaboratori. Aggiungo anche i servizi di messaggistica istantanea come Whatsapp, la chat di Skype e tool come Slack, disponibile anche in versione mobile e i sistemi di condivisione come Google Drive o Dropbox.

App per tenere tutto a mente

Avere a portata di mano uno strumento per aggiungere note, elenchi e audio può far comodo per annotare idee e suggerimenti ovunque voi siate. Io utilizzo l’app di Google Keep e spesso uso i ritagli di tempo, per esempio durante un trasporto in metropolitana da un luogo ad un altro, per abbozzare articoli o per appuntarmi note da integrare nella mia to do list. Un’alternativa a Google Keep è Evernote. Tu cosa utilizzi?

Strumenti per la contabilità

Per gestire il nostro business ci occorre poter monitorare il nostro cruscotto finanziario ovunque ci si trovi. Per amministrare il lavoro online si possono utilizzare tools come Fattura 24 o Fatture in Cloud che consentono di gestire l’intero ciclo di vendita dal preventivo alla fattura, registrare entrate e uscite e condividere online i documenti con professionisti con cui collaboriamo, come per esempio il commercialista.

Prova Fattura 24, puoi usare il mio link di affiliazione e usare gratuitamente questo strumento per l’amministrazione del tuo business. Fammi sapere cosa ne pensi!

Tracking time

Gli strumenti di tracciamento del tempo sono ottimali per migliorare la produttività e calcolare la redditività di ogni progetto. Inoltre, se lavori a tempo potrai ottenere un report dettagliato delle ore lavorate da inviare al cliente. Io uso Toggl nella versione gratuita ma ci sono diverse alternative come TopTracker.

Tools per la gestione delle password

Quanto tempo perdiamo a cercare di ricordare le password e a rigenerarle per prendere di nuovo possesso dei nostri account? Avere una psw per proteggere tutte le altre ci permette di velocizzare la navigazione online e mettere al sicuro i nostri dati. Io uso Lastpass nella sua versione gratuita, l’hai già provato?

Vuoi più tempo per il tuo business? Contattami e parliamone insieme. 

Ah…. per dirla proprio tutta è stato molto emozionante essere tra gli speaker del Freelance Day con Rete al Femminile, insieme a Marta Giavarini (Business Planning), Silvia Barra ( traduttrice) ed Elena Augelli (assistente virtuale). Grazie a tutte per questa bella avventura!

 

 

 

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